IT Portfolio sebagai Kunci Strategis Perusahaan

13 Jun 2014

 Ujung depan penelitian dan pengembangan secara tradisional bukan area yang selalu berkaitan erat dengan bisnis dan tujuan strategis perusahaan, oleh karena itu tidak selalu ada terus menerus dan konsisten sebagai solusi yang bernilai tambah. Portfolio ini mendefinisikan solusi yang memiliki tingkat ketidakpastian teknis dan pasar yang tinggi dan berada pada tingkat kesiapan teknologi yang rendah. Tiga ha; penting dari portfolio ini adalah: kesempatan, ide, dan konsep.

Tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan tidak hanya kemampuan untuk mempertahankan inovasi (misalnya, perbaikan tambahan, sedikit modifikasi dan upgrade dari solusi yang ada) melainkan untuk menerapkan mekanisme yang terkelola dan efektif untuk memperkenalkan proses berulang untuk inovasi. Namun, karena kebanyakan inovasi dalam fase penemuan adalah bersifat jangka panjang, dan karena kebutuhan untuk memproduksi hasilbersifat jangka pendek, manajemen saat ini dihadapkan dengan keputusan sulit yang berkaitan dengan alokasi sumber daya, perhatian manajemen, dan sebagainya.

Elemen Tahap Penemuan TI

Beberapa kriteria yang dinilai pada setiap gerbang mencakup:

  • Peluang yang sesuai dengan tujuan strategis
  • Orisinalitas kesempatan; alternatif yang kompetitif
  • Kelayakan dalam menangani kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi; ukuran pasar dan ketidakpastian teknologi,     ketergantungan, kompleksitas, dan keahlian
  • Probabilitas dan waktu pencapaian sukses komersial dan teknis
  • Resiko dan kriteria keuangan seperti laba atas investasi

Berikut adalah perencanaan dan input dari fase penemuan dan portofolio penemuan terkait yang mencakup dalam key stages dan gates:

Gerbang 1: aktivitasnya adalah evaluasi dan memberikan arah pada stage 1, dengan input dari rencana TI dan portofolio aset TI.

Tahap 1: Penciptaan peluang, pengkajian adalah strategi yang digunakan untuk menghasilkan inovasi-inovasi baru yang potensial dari ide-ide, kebutuhan, dan kesenjangan.

Gerbang 2: Peluang ditangkap dalam sebuah repositori terpusat. masukan dari tahap 1 dianalisis, diperingkat, dan diprioritaskan dalam portofolio penemuan TI

Tahap 2: peluang yang melalui banyak perubahan, iterasi, dan modifikasi dijabarkan ke dalam ide.

Gerbang 3: masukan dari tahap 2 ditangkap dan kriteria dalam portofolio penemuan TI telah mature.

Tahap 3: Ide-ide dinilai, dan kelayakan setiap gagasan dievaluasi.

Gerbang 4: Informasi yang dikumpulkan dari kelayakan dan tahap penilaian dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan sebelumnya.

Tahap 4: terjemahan dari tahap 2 ke dalam ide yang konkrit dan terdefinisi.

Gerbang 5: Informasi yang dikumpulkan dari tahap seleksi ide dievaluasi dan dinilai.

Tahap 5: Pematangan konsep adalah tahap terakhir dari fase penemuan TI.

Gerbang 6: Informasi yang dikumpulkan dari tahap pematangan konsep dinilai dan dievaluasi. Portofolio proyek TI Portofolio proyek TI adalah suatu kerangka kerja yang digunakan untuk menilai potensi calon proyek TI terhadap satu set nilai bobot, kriteria multidimensional yang didefinisikan sebelumnya untuk menjaga keselarasan dengan bisnis dan tujuan strategis, meyakinkan bahwa hanya proyek yang secara signifikan berkontribusi pada keberhasilan bisnis berkelanjutan akan didanai.

Elemen Tahap Proyek TI

Tergantung pada kematangan pasar, teknis, dan bisnis dari proyek TI yang diusulkan, ada beberapa entry point ke dalam fase proyek TI.

Gerbang 1: Ini adalah pemeriksaan awal ke fase proyek TI. Banyak proyek TI potensial dievaluasi pada gerbang 1 berdasarkan nilai isian form permintaan inisiatif.

Tahap 1: analisis lingkup / awal. Mengidentifikasi manfaat teknis dan permintaan pelanggan.

Gerbang 2: hampir sama dengan proses di pintu gerbang 1 namun dengan penambahan dan penyempurnaan dari informasi yang diperoleh dalam tahap 1.

Tahap 2: membangun kasus bisnis. Tahap penyelidikan yang mendefinisikan solusi dan memvalidasi permintaan pelanggan.

Gerbang 3: pengeluaran belanja yang besar terjadi di gerbang ini. Memberikan penilaian rinci dari investasi proyek terhadap portofolio TI.

Tahap 3: pembangunan. Menerjemahkan rencana bisnis ke dalam deliverable fisik yang dapat dinilai.

Gerbang 4: memeriksa biaya aktual vs proyeksi, jadwal, milestone, dan sebagainya.

Tahap 4: Tes dan validasi. Memvalidasi kelayakan, biaya, dan manfaat dengan solusi yang lebih baik (komersial).

Gerbang 5: bersiap untuk memulai proyek.

Tahap 5: peluncuran dan implementasi.

Gerbang 6: review pasca-pelaksanaan.

Portofolio Aset TI

Terdapat empat elemen utama dari portofolio aset TI, yakni: informasi dan data, infrastruktur dan aplikasi, SDM, dan proses.

(1) Infrastruktur

Pada tahun-tahun awal sistem informasi, infrastruktur dikonotasikan dengan hardware. Kemudian perangkat lunak juga dikategorikan sebagai infrastruktur. Untuk manajemen portofolio IT, infrastruktur TI merupakan fondasi yang mendasari layanan yang memungkinkan aplikasi bisnis dijalankan.

(2) Proses

Proses adalah alur kerja/interface, otomatisasi, peran / tanggung jawab, dan pengukuran yang memungkinkan integrasi di dalam portofolio. Manajemen proses TI adalah suatu kerangka kerja yang digunakan untuk mengumpulkan, mengukur, mengevaluasi, mengoptimalkan, dan mengelola semua proses yang tersedia, dan mengevaluasi dampak terhadap sumber daya lainnya.

Terdapat lima elemen kunci yang dalam kombinasi memberikan pandangan yang seimbang dari kinerja proses operasional dan maturity, dan berfungsi sebagai masukan utama untuk portofolio proses TI:

  1. definisi proses
  2. titik integrasi proses
  3. ketrampilan dan kepegawaian
  4. otomatisasi proses
  5. ukuran kinerja proses.

(3) Informasi dan data

Manajemen portofolio TI dapat diterapkan untuk memahami arti data dan informasi yang sangat besar. Hal ini memungkinkan organisasi untuk fokus ke kualitas data dan upaya pendukung keputusan pada entitas yang sangat penting untuk bisnis, deskriptor utama mereka, dan informasi yang disimpan pada entitas ini.

(4) SDM

SDM yang termasuk dalam portofolio SDM umumnya terbatas pada mereka yang membuat dan mengelola investasi aset dan proyek TI. Tujuan dari portofolio SDM adalah untuk memastikan bahwa sumber daya manusia TI dapat dioptimalkan.

(5) Aplikasi Portofolio

Portofolio Aplikasi merupakan titik tumpu dari aset TI (misalnya, proses diotomatisasi dan diagregasikan pada aplikasi). Langkah pertama dalam menerapkan manajemen portofolio untuk aplikasi yang ada adalah untuk membuat template atribut yang harus dikumpulkan dan dilacak untuk setiap aplikasi. Setelah nilai bisnis aplikasi dan kondisi teknis telah ditentukan, analisis portofolio tingkat yang lebih tinggi dapat dilakukan.

(6) Menerapkan Atribut

Atribut umum membantu orang dengan lingkungan baru dengan cepat memahami aplikasi dan kontak utama dari aplikasi tersebut. Atribut proses / fungsi bisnis mengidentifikasi proses bisnis, jenis informasi, dan aplikasi yang terkait yang berpotensi akan terpengaruh. Atribut informasi pengguna mengidentifikasi kelompok pengguna yang dapat ditanya jika terjadi masalah, upgrade. Atribut kondisi teknis menyoroti kebutuhan untuk versi baru dari aplikasi yang sesuai dengan prinsip arsitektur dan standar serta menentukan kekurangan yang ada, untuk ditangani pada saat upgrade. Atribut biaya sering sangat berharga dalam mengidentifikasi biaya lengkap dari versi upgrade, termasuk perubahan tingkat perizinan dan pemeliharaan, serta mendasari komponen biaya dan dampak operasional. Atribut profil risiko secara efektif meringkas beberapa tantangan yang terkait dengan upgrade dengan melihat risiko yang mungkin terjadi.