Manajemen Referensi

Pendahuluan

Salah satu kegiatan yang penting dalam menjalankan tugas kita sebagai tenaga pengajar adalah melakukan publikasi ilmiah. Melakukan sitasi terhadap sumber referensi merupakan bagian tidak terpisahkan dalam publikasi ilmiah. Mengumpulkan referensi, membacanya, serta memasukkannya ke dalam naskah kita merupakan tugas yang cukup menyita waktu dan tenaga. Dahulu, para penulis menggunakan kartu index untuk menyimpan informasi referensi yang digunakan dalam naskah. Disinilah peranan dari perangkat lunak reference manager, yaitu melakukan digitalisasi koleksi referensi, sehingga aktifitas seperti pengelolaan dan pencarian dapat dengan mudah dilakukan. Generasi pertama dari reference manager sudah tersedia sejak lebih dari 25 tahun yang lalu, seperti Endnote dan BibTeX/LaTeX yang masih populer hingga kini. Namun penulisan sitasi pada perangkat lunak tersebut masih dilakukan secara manual. Saat ini kita memiliki banyak pilihan perangkat lunak reference manager, mulai dari yang bersifat open source hingga yang proprietary. Perkembangan terkini dari reference manager sangat membantu penulis dalam pengelolaan referensi, diantaranya:

1. Akses informasi refensi dari database bibliografi online
2. Pengelolaan file PDF (portable document format) secara otomatis
3. Memiliki PDF viewer yang terintegrasi, dengan kemampuan anotasi
4. Mendukung berbagai jenis dokumen selain PDF, seperti format presentasi, blog, serta link web
5. Akses berbasis web yang menyediakan fungsi kolaborasi antar penulis

Apa yang dimaksud dengan Reference Manager?

Tiga fungsi dasar dari reference manager adalah pencarian, penyimpanan, dan penulisan (Fenner, 2010). Fungsi tersebut memungkinkan penulis untuk mencari literatur yang relevan, menyimpan referensi dan informasi bibliografi pada database, serta membantu penulisan sitasi dan referensi mengikuti format tertentu, misal APA, IEEE, dll. Untuk mendukung ketiga fungsi dasar tersebut, reference manager harus memiliki fungsi berikut (Gilmour and Cobus-Kuo, 2011):

1. Mengimpor sitasi dari database bibliografi dan website
2. Mengekstrak metadata dari file PDF
3. Mengelola sitasi pada database lokal
4. Menambahkan anotasi pada referensi
5. Memungkinkan berbagi informasi referensi dengan penulis lain
6. Memungkinkan pertukaran data melalui format metadata standar seperti RIS, BibTeX, dll.
7. Menghasilkan sitasi mengikuti format tertentu
8. Dapat digunakan dari perangkat lunak word processing

Perangkat lunak reference manager pada umumnya menggunakan database untuk menyimpan referensi dan sitasi. Setelah sebuah sitasi ditambahkan pada database, maka informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat bibliografi secara otomatis. Hampir semua reference manager memiliki kemampuan mengimpor informasi dari database bibliografi, baik secara langsung maupun melalui browser. Alternatifnya, referensi dapat diimpor dari perangkat reference manager lain melalui format standar seperti BixTex, misalnya.

Database pada reference manager memudahkan proses pencarian, pemberian index, serta pelabelan. Mayoritas reference manager memberikan fasilitas pengorganisasian referensi ke dalam folder maupun subfolder. Beberapa perangkat lunak reference manager bahkan mendukung pengelolaan dokumen referensi format PDF dan penyimpanan berbasis cloud, sehingga referensi yang tersimpan dapat diakses oleh penulis lain yang memiliki hak akses.

Reference manager juga menyediakan fungsi untuk mengekspor sitasi dan referensi ke dalam perangkat lunak word processing. Pengguna juga dapat memilih format sitasi yang akan diterapkan pada naskahnya, fungsi ini akan sangat membantu karena pengguna tidak perlu lagi menghafalkan format penulisan sitasi. Semua hal yang terkait dengan format dapat dilakukan secara otomatis oleh  reference manager. Beberapa bahkan memiliki fungsi untuk melakukan penyuntingan terhadap format sitasi yang tersedia.

Saat ini tersedia banyak pilihan reference manager mulai dari yang dapat diperoleh secara gratis hingga yang berbayar. Secara umum perangkat lunak yang berbayar memiliki fungsi yang lebih lengkap dibandingkan dengan yang dapat diperoleh secara cuma-cuma, namun perkembangan model perangkat lunak berbasis open source yang mengandalkan kontribusi dari komunitas menjadikan reference manager versi gratis memiliki kemampuan setara dengan versi komersial.

Database Bibliografi

Salah satu fungsi yang paling mendasar dari reference manager adalah memasukkan data bibliografi secara manual, namun akan sangat membantu apabila referensi dapat diekstrak secara otomatis dari layanan bibliografi online seperti Web of Science, Scopus, Pubmed, atau Google Scholar. Ketersediaan layanan ini memudahkan para penulis untuk mengimpor informasi sitasi secara otomatis, baik secara terintegrasi dalam reference manager atau melalui bookmarklet yang dapat menangkap konten bibliografi pada sebuah halaman web.

COinS (Context Object in Spans) merupakan salah satu metode yang memasukkan metadata bibliografi dari suatu publikasi ilmiah ke dalam kode HTML pada sebuah halaman web. Dengan plugins khusus yang diinstall pada browser, informasi bibliografi dapat diperoleh secara mudah oleh reference manager. Hal ini akan sangat membantu proses penulisan sitasi karena tidak lagi diperlukan proses copy dan paste. Sebagai contoh, apabila sebuah referensi ditemukan di halaman arXiv.org, maka sebuah simbol kecil muncul pada baris alamat dari browser jika terinstall plugins Zotero. Dengan melakukan klik pada simbol tersebut maka semua informasi penting dari bibliografi akan ditransfer ke database Zotero.

Gambar 1. COinS in action (https://www.zotero.org/static/images/blog/chromedemo.png)

Kebanyakan jurnal saat ini sudah dapat diidentifikasi secara unik berdasarkan digital object identifier (DOI). DOI untuk artikel pada jurnal diberikan oleh CrossReff, suatu organisasi non-profit yang beranggotakan mayoritas penerbit jurnal ilmiah di dunia. Selain untuk jurnal, DOI juga dapat dipergunakan untuk konten lain seperti prosiding seminar atau book chapter. Karena DOI bersifat unik untuk setiap publikasi ilmiah, maka identifikasi DOI pada artikel ilmiah dalam format PDF dapat diperoleh dengan mudah oleh reference manager. Penulis hanya perlu mengetahui DOI dari suatu artikel yang akan disitasi dalam tulisannya, informasi lain yang dibutuhkan seperti nama penulis, judul artikel, nama jurnal, dan lain-lain dapat diperoleh dari identifikasi tersebut berdasarkan informasi yang tersimpan pada database bibliografi.

Terdapat dua format standar yang paling umum digunakan untuk menyimpan data bibliografi, yaitu BibTeX dan RIS. Salah satu atau kedua format ini pasti didukung oleh semua perangkat reference manager. Reference manager penting untuk memiliki fungsi untuk melakukan ekspor ke salah satu format ini, hal ini diperlukan untuk keperluan backup atau jika data bibliografi akan digunakan pada reference manager lain. BibTeX sudah ada sejak pertengahan tahun 1980-an, dirancang untuk bekerja dengan sistem LaTeX. Format ini sekarang mendapat dukungan luas dari mayoritas reference manager yang dapat bekerja dengan Microsoft Word dan database bibliografi online seperti Google Scholar. RIS (Research Information System) adalah format tag standar yang diusulkan oleh Research Information System (sekarang bagian dari Thomson Reuters). Saat ini RIS sudah didukung oleh hampir semua reference manager dan mengalami beberapa kali penyempurnaan.

Pada artikel berikutnya, akan dibahas perbandingan beberapa jenis perangkat lunak reference manager sehingga calon pengguna dapat menentukan pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhannya.

Referensi:

http://book.openingscience.org/tools/reference_management.html

Fenner, M. (2010). Reference management meets Web 2.0. Cell Ther Transplant, 2, 1-3.

Gilmour, R., & Cobus-Kuo, L. (2011). Reference management software: a comparative analysis of four products. Issues in Science and Technology Librarianship, 66(66), 63-75.