Apa yang sebenarnya dilakukan oleh Change Advisory Board (CAB)?
Salah satu jenis management pada ITIL adalah change management. Change management merupakan sebuah proses untuk mengontrol dan mengkordinasikan seluruh change pada IT production. Dalam change management, terdapat sebuah tim yang dibentuk khusus untuk menyetujui Request For Change (RFC) dan menentukan prioritas atas change yang telah diajukan dengan melakukan review serta membuat jadwal untuk penerapan change yang telah disetujui. Tim ini juga secara khusus memantau setiap change yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Kedepannya, tim ini akan terus melakukan review untuk merekomendasikan change apa yang tepat untuk perusahaan terkait. Tim inilah yang disebut sebagai Cange Advisory Board (CAB).
Membuat keputusan tanpa memicu konflik
Inti dari kegiatan yang dilakukan CAB adalah membuat keputusan terkait change yang akan dilakukan dalam sebuah perusahaan. Keputusan tersebut akan lahir dari CAB meeting yang dilakukan rutin sesuai jadwal yang disepakati CAB bersama. Tentu saja dalam CAB meeting akan ditentukan change mana yang akan diterima dan ditolak. Hal ini pastinya akan menimbulkan konflik bagi masing-masing kepentingan yang ada dalam perusahaan jika change yang mereka ajukan ditolak dalam proses review pada CAB meeting. Pada proses review itu sendiri, banyaknya pertimbangan yang ada dapat memicu konflik tersendiri. Akan ada pertentangan antara Development Team dan mereka yang menginginkan perubahan secara cepat, serta antara Operations Team dan mereka yang menginginkan segala sesuatu untuk tetap stabil. Cara dan SOP yang jelas dalam membuat keputusan tentu saja akan lebih mengurangi konflik yang ada.
Biasanya satu hal yang hilang dan patut menjadi concern dari CAB meeting adalah transparansi dan pengambilan keputusan yang dikomunikasikan dengan baik. Seringkali terjadi meeting rahasia yang tiba-tiba saja keputusan sudah dibuat. Tentu saja hal ini sangat memicu konflik karena bagaimanapun transparansi itu penting. Untuk membuat sebuah tim CAB yang handal dan kredibel, organisasi secara keseluruhan harus terlebih dahulu mengerti bagaimana caranya membuat keputusan, faktor-faktor apa saja yang berpengaruh dan menentukan dari awal siapa yang punya hak untuk mengambil keputusan terakhir jika terdapat permasalahan dan proses pengambilan keputusan menjadi pelik.
Siapa saja yang ada dalam CAB?
CAB mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyetujui change mana yang akan dilaksanakan terlebih dahulu dan mana yang tidak. Oleh karena itu, anggota CAB harus mengerti bisnis proses perusahaan secara keseluruhan dan secara jabatan dapat dengan segera mengambil keputusan. Anggota CAB juga harus dapat memastikan bahwa setiap change yang akan diimplementasikan tidak akan berdampak bagi service yang perusahaan berikan terhadap customer. Dengan mengetahui gambaran bisnis proses perusahaan secara penuh dan apa saja change terkait yang seharusnya dilakukan serta juga memperhatikan mana saja divisi yang akan terlibat dan siap untuk impelementasinya, maka kita dapat menentukan siapa saja yang seharusnya menjadi anggota CAB. Selain itu, mereka juga harus mampu memahami proses kerja perusahaan mulai dari high level impacts sampai hal-hal taktis yang mungkin dan tidak mungkin untuk dilakukan. Mereka perlu memahami mengenai anggaran keuangan perusahaan agar pada akhirnya dapat memutuskan mana yang harus dibatasi atau meningkatkan kinerja perusahaan IT ke arah yang lebih baik. Kemudian juga, minimal 1 orang dari anggota CAB harus dapat menguasai bagaimana implementasi dari change management sehingga dapat mengarahkan dan mengkordinasikan CAB dengan baik.
Memastikan change terimplementasikan
CAB harus melihat semua change yang akan dilakukan secara keseluruhan (tidak hanya technical change yang dilakukan oleh tim operasional) dengan tujuan untuk tetap menjaga kestabilan kinerja perusahaan. Anggota CAB harus bekerja sama dengan tim projek dan mencari tahu change apa yang dapat diterapkan sebagai hasil dari projek mereka. Project Manager harus mencari tahu perwakilan CAB untuk mendiskusikan hal ini. Namun jika project manager tidak juga melakukan hal tersebut, CAB dapat melakukannya terlebih dahulu.
Harus dapat dipastikan bahwa seluruh change yang dilakukan harus berada dibawah CAB agar dapat dikontrol dan dipantau setiap dampak yang terjadi. Hal ini dilakukan untuk menghindari bentrok ketika beberapa sistem sekaligus langsung diterapkan change. Hal ini pula dilakukan untuk menghindari kebingungan yang terjadi pada sebuah divisi tertentu tidak menyadari bahwa change management sedang dilakukan dan akhirnya orang layanan tidak dapat mengatasi dan beradaptasi terhadap change yang sedang diterapkan.
CAB juga berfungsi untuk mengedukasi perusahaan bahwa change yang ada dipahami dan diprioritaskan serta segala resiko pun diketahui bersama. Sekali lagi, CAB harus melakukan semua ini dengan transparan dan masuk akal dari segi bisnis sehingga memungkinkan perusahaan terkait untuk dapat bertumbuh melalui pembaharuan service dan projek-projek baru yang dilakukan. Akan tetapi, satu hal yang perlu diingat bahwa: CAB tidak menghasilkan change apapun, melainkan hanya memastikan bahwa apapun yang perlu dilakukan pada change management pada suatu perusahaan dapat diterapkan dengan cara terbaik yang seharusnya dilakukan.
Reference:
- http://www.itsmwatch.com/itil/article.php/3923731/What-Does-a-CAB-Do-All-Day.htm
- IT Systems Management 2nd Edition by Rich Schiesser
Disajikan:
Monika Retta Diniari
