Perencanaan Kapasitas Penting
Apa Itu Perencanaan Kapasitas?
Perencanaan kapasitas adalah proses yang menyeimbangkan jam kerja tim yang tersedia dengan kebutuhan proyek. Kapasitas dalam hal ini adalah pekerjaan terbanyak yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Ini sedikit tindakan juggling yang harus menjaga beberapa bola di udara, seperti ketersediaan tim, uang dalam anggaran untuk jam-jam itu dan apa yang diminta oleh klien, pemangku kepentingan, atau pelanggan. Kapasitas dan perencanaan proyek jelas berjalan seiring. Perencanaan adalah bagaimana seseorang menjadwalkan jam kerja anggota tim sehingga pekerjaan selesai tepat waktu.
Memahami Perencanaan Kapasitas
Pertanyaan pertama yang harus dijawab ketika merencanakan kapasitas dalam suatu organisasi adalah apakah Anda memiliki kapasitas, atau sumber daya, untuk melakukan pekerjaan itu atau tidak. Apakah Anda memiliki kapasitas, apakah Anda membutuhkan kapasitas, dan apa celah antara kedua poin tersebut?
Apa pun situasinya, Anda akan tetap tidak tahu apa-apa kecuali Anda memiliki cara untuk mengukur dan melacak sumber daya ini, seperti alat pengelolaan sumber daya. Hanya dengan demikian Anda dapat membuat keputusan yang cerdas tentang perencanaan kapasitas.
Ini masalah penawaran dan permintaan. Apakah Anda memiliki sumber daya atau tidak? Sumber daya tersebut dapat berupa orang-orang, yang mungkin dapat diperoleh dari proyek lain yang dibatalkan. Jika itu keterampilan, maka ada pelatihan untuk menutup celah tersebut.
Apa Perbedaan Antara Perencanaan Kapasitas dan Sumber Daya?
Meskipun istilah tersebut terkadang digunakan secara bergantian, keduanya tidak sama. Prosesnya berbeda. Untuk memahami perbedaannya, kami telah mencantumkannya di bawah.
Perencanaan Kapasitas
- Ini adalah proses perencanaan yang dirancang untuk membantu Anda menentukan apakah organisasi memiliki cukup sumber daya orang sesuai dengan keahlian.
- Ini melihat ketersediaan sumber daya tersebut di tingkat keahlian / tim.
- Kemudian memfasilitasi proses pengambilan keputusan untuk menyewa sumber daya atau menunda / menyetujui / membatalkan proyek.
- Perencanaan kapasitas adalah tentang penawaran dan permintaan.
Perencanaan sumber daya
- Ini adalah proses perencanaan yang mengoordinasikan dan mengalokasikan sumber daya aktual untuk proyek berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan.
- Ini memberikan rencana kepada manajer proyek, sumber daya mana yang dapat mereka rencanakan untuk digunakan untuk proyek mereka dan kapan.
- Perencanaan sumber daya adalah pemanfaatan sumber daya manusia.
Daftar Periksa Perencanaan Kapasitas
Berikut adalah daftar periksa singkat untuk perencanaan kapasitas tingkat tinggi.
- Membentuk Tim Lintas Fungsi: Untuk berkolaborasi dan berkomunikasi tentang sumber daya, saat Anda melihat berbagai proyek atau program, Anda menginginkan tim lintas fungsi dengan tingkat dan fungsi berbeda.
- Hitung Kapasitas Sumber Daya: Sebelum Anda dapat membuat rencana, Anda perlu memiliki gagasan tentang apa yang sedang Anda kerjakan, itulah mengapa penting untuk mencatat kesenjangan antara apa yang Anda inginkan dan apa yang Anda butuhkan, lalu mencari cara untuk mempersempitnya.
- Tentukan Sumber Daya yang Dibutuhkan oleh Proyek: Untuk setiap proyek, lihat ruang lingkup dan sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan tugas untuk proyek tersebut.
- Prioritaskan Proyek: Proyek mana yang paling penting, dan mana yang dapat dikesampingkan untuk sementara waktu? Anda tidak dapat melakukan semuanya sekaligus.
- Alokasikan Sumber Daya Berdasarkan Prioritas Proyek: Sekarang alokasikan proyek-proyek yang diprioritaskan itu dan pastikan bahwa itu selaras dengan tujuan organisasi.
Tip untuk Perencanaan Kapasitas
Berikut adalah tiga tips saat Anda merencanakan kapasitas.
- Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka antara eksekutif, pemimpin manajemen proyek, dan pemangku kepentingan.
- Dokumentasikan risiko yang diketahui (seperti pemogokan serikat, cuaca, peraturan pemerintah) yang menghentikan proyek atau membuat proyek baru secara tidak terduga.
- Rencanakan cara menangani kapasitas yang terlalu banyak (di mana dan bagaimana mengatasinya, seperti penugasan ulang) atau kapasitas yang tidak cukup (sekali lagi, di mana / bagaimana.)
Perencanaan Kebutuhan Kapasitas
Terkait dengan perencanaan kapasitas adalah perencanaan kebutuhan kapasitas, yaitu ketika sebuah organisasi memutuskan berapa banyak yang perlu diproduksi dan apakah ia mampu melakukannya. Oleh karena itu, perencanaan kebutuhan kapasitas memungkinkan perusahaan untuk memenuhi penawaran dan permintaan.
Ini juga berlaku untuk TI, karena mereka harus mengakses permintaan untuk layanan mereka dan menentukan kemampuan mereka untuk memenuhi permintaan itu dengan pasokan apa pun yang mereka miliki, baik itu orang atau teknologi. Untuk melakukan ini dengan sukses, setiap perusahaan harus melihat kekuatan internal dan eksternal dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis.
Perencanaan kebutuhan kapasitas adalah makro untuk perencanaan kapasitas mikro. Artinya, perencanaan kebutuhan kapasitas adalah gambaran besar yang diambil dalam lanskap bisnis secara keseluruhan untuk melihat di mana produksi perusahaan sesuai. Sementara perencanaan kapasitas adalah untuk proyek-proyek spesifik yang dilakukan perusahaan.
Reference :
Dikirimkan oleh Dr. Eng. Antoni Wibowo